27. Scrivere una lettera raccomandata A/R o la PEC

Di seguito alcune indicazioni pratiche per redigere una lettera raccomandata A/R il più possibile efficace.

• Individuare il destinatario corretto
  Indirizzare la lettera all’Ufficio responsabile del procedimento amministrativo oggetto della richiesta (es. Sindaco del Comune, Direttore dei Servizi sociali, Direttore ASL, Direttore Azienda ospedaliera, ecc.).
  Evitare di inviare la comunicazione a collaboratori (es. assistente sociale o altri), ma rivolgersi direttamente al soggetto titolare della funzione amministrativa.
• Inserire i dati personali completi
  Riportare nella parte iniziale il proprio nome, cognome, indirizzo, numero di telefono ed eventualmente un indirizzo e-mail. Qualora si tratti di una organizzazione di volontariato riportare ovviamente i dati del legale rappresentante/presidente.
• Indicare chiaramente l’oggetto
  Specificare l’oggetto in modo sintetico e preciso (es. “Richiesta accesso agli atti ex L. 241/1990”, “Richiesta intervento urgente per violazione dei LEA”).
• Esplicitare il contesto
  Descrivere brevemente i fatti: chi è coinvolto, qual è la situazione, cosa è accaduto, dove e quando,…
• Formulare chiaramente le richieste
  Dopo aver illustrato il contesto, elencare in modo puntuale (eventualmente numerato) ed esplicito ciò che si intende chiedere. Ogni richiesta deve essere precisa, legittima e motivata.
• Citare le norme di riferimento
  Richiamare le disposizioni normative che fondano la richiesta (es. Legge 241/1990, DPCM sui LEA, Legge 833/1978, ecc.), a supporto della fondatezza giuridica dell’istanza.
• Redigere una lettera chiara e ben strutturata
  Utilizzare frasi brevi e un linguaggio formale ma comprensibile, evitando prolissità.
• Richiedere una risposta entro un termine
  Concludere con la richiesta di una risposta scritta, facendo riferimento a quanto previsto dalla Legge 241/1990.
• Firmare la lettera
  Apporre la firma in calce (e luogo e data), anche nel caso di invio via PEC. In caso di invio cartaceo, firmare in originale e fare copia per il proprio archivio.
• Allegare eventuali documenti utili
  Allegare eventuali certificazioni, relazioni o altri documenti pertinenti, indicando l’elenco degli allegati in calce alla lettera.

Si veda nella sezione allegati, a titolo di esempio, il fac-simile della lettera per opporsi alle dimissioni da ospedali o case di cura (v. Allegato 7).

Mettiamoci alla prova

1. Qual è la funzione principale della raccomandata A/R?
   a) Sostituire i contratti firmati davanti al notaio
   b) Garantire sempre la consegna entro 24 ore
   c) Fornire prova legale dell’avvenuta spedizione e ricezione di un documento
2. Quale vantaggio offre la PEC rispetto alla raccomandata cartacea?
   a) Può essere usata senza alcuna registrazione del mittente
   b) Ha valore legale e consente comunicazioni immediate
   c) È priva di validità giuridica nelle comunicazioni ufficiali
3. Cosa deve contenere sempre una raccomandata o PEC per essere efficace?
   a) L’autorizzazione preventiva del difensore civico
   b) Una marca da bollo obbligatoria
   c) L’indicazione chiara del destinatario e dell’oggetto della comunicazione

Soluzioni del test